Les déplacements professionnels sont incontournables dans la vie d’une grande entreprise. Tout doit être bien préparé pour que tout se déroule dans les meilleures conditions. D’un côté, l’employé a intérêt à anticiper et à bien s’organiser, de l’autre côté, l’employeur doit tout mettre en œuvre pour aider l’employé dans ses démarches. En amont, le voyageur doit tout savoir sur son déplacement pour bien le planifier : les dates, la durée du séjour, les conditions de voyage, les moyens de transport, les documents indispensables, etc. La clé est de garder une longueur d’avance pour ne pas être pris au dépourvu par les imprévus. Le point sur les étapes essentielles à suivre…
Les préparations en amont
Pour que tout se passe au mieux et pour voyager en toute sérénité, l’idéal de faire une liste des tâches à accomplir avant le départ. Avant tout, il faut vous informer sur les dates pour faire les réservations ou planifier les rendez-vous sur place, les papiers à réunir et à mettre à jour, afin de gagner du temps et limiter le stress. Il est également judicieux d’avoir un aperçu global de ce qui vous attend sur place en vous renseignant sur les lieux (conditions climatiques pour les vêtements à emporter, us et coutumes, etc.), les divers trajets journaliers, les pièges à éviter et les astuces pour les contourner, les moyens de paiement privilégiés, etc. Pensez à dresser la liste des adresses et numéros de téléphone utiles (ambassade de France, banques, compagnie d’assistance…). Veillez à calculer les frais de déplacement pour être fixé sur le budget. N’oubliez pas de vérifier votre assurance voyage pour être couvert en cas d’incidents malencontreux (soins médicaux, rapatriement, vols ou agressions, etc.). Par ailleurs, il est primordial de régulariser les formalités administratives et de santé (passeport, visa, contrat d’assistance, vaccins…). Enfin, prévoyez les documents et objets que vous désirez emporter : dossiers, ordinateur portable, dictaphone, cadeaux d’entreprise, cartes de visite, papier à en-tête, enveloppes, etc.
Les réservations à effectuer
Après avoir recherché des informations sur le pays de destination, vous êtes plus à même de repérer les bons plans et de faire les réservations. En premier lieu, pensez à réserver votre taxi pour le transfert vers l’aéroport ou la gare. Pour des services de qualité, vous pouvez contacter à tout moment ACCORD TAXI ROUSSELIN à Merville-Franceville-Plage, près de Cabourg. Ensuite, réservez un taxi pour vous récupérer à l’aéroport ou la gare à votre arrivée. Pour les déplacements sur place, optez pour des moyens de transport adaptés suivant les itinéraires prévus (taxi, train…). Une fois le transport mis au point, il est temps de passer à la réservation de l’hébergement. Choisissez un établissement proche de vos rendez-vous professionnels pour plus de praticité. Privilégiez les hôtels situés dans un cadre calme pour que vous puissiez vous reposer à tout moment. Étudiez également le rapport qualité/prix en comparant les spécificités de chacun.
La planification du séjour
Une fois que vous ayez fait ces étapes, le plus gros du travail de l’organisation est effectué. Il ne reste plus qu’à la planification du séjour pour que le voyage d’affaires à l’étranger soit un véritable succès. Faites le point avec vos partenaires, collaborateurs ou professionnels avec lesquels vous aurez rendez-vous sur place. Pour agrémenter votre séjour, vous pouvez vous renseigner sur les manifestations ou évènements culturels. Notez également les bons plans, les adresses à ne pas rater, les séminaires valant le détour, etc.
Pour voyager en toute tranquillité, vous pouvez aussi confier l’organisation de votre voyage d’affaires à un professionnel. De cette façon, vous êtes libre pour bien préparer vos futurs rendez-vous, travailler ardemment sur vos dossiers et obtenir aisément le contrat convoité.