Vous êtes professeur et responsable de l’organisation de voyages de groupe pour vos élèves ? Vous envisagez d’organiser un voyage de groupe d’étudiants ? Vous devez rejoindre un événement qui nécessite le déplacement de toute la famille ou d’un groupe amis ? Votre entreprise organise une réunion et plusieurs personnes doivent s’y rendre ensemble ? Voici comment faire pour que votre voyage en groupe sans encombre.
La communication
Pour une bonne organisation, il faut dresser une liste les participants et établir un moyen de communication accessible à tous. Echangez des messages courts mais clairs pour informer les membres de votre groupe.
Préciser les points essentiels à communiquer : la destination, la durée du voyage, les activités prévues. Les votes sont pratiques pour prendre les décisions communes.
Essayez de connaître les préférences de chacun, les problèmes particuliers. Il faut que tout le monde soit à l’aise pour que le voyage se déroule au mieux.
Le budget
L’estimation du budget nécessaire est importante. Décidez ensemble des dépenses à engager et du mode de paiement. Si vous avez une caisse commune qui prend en charge toutes les dépenses, faites-le savoir aux membres du groupe. Si chacun doit participer aux dépenses, informez chaque membre de la somme qu’il doit préparer. La transparence dans la gestion évite les conflits.
L’hébergement
Choisissez un hébergement adapté à votre budget. Réservez à l’avance. Les dortoirs sont les plus économiques. Mais vous pouvez également louer une maison d’hôte, ce qui vous permettra d’économiser par comparaison avec la location de plusieurs chambres d’hôtel. Par ailleurs, une réduction pour hébergement de groupe peut se négocier.
La restauration
L’avantage des maisons d’hôtes est de permettre la préparation des repas communs en dépensant moins que dans les restaurants.
Si vous devez absolument aller au restaurant pour une raison ou une autre, choisissez un endroit fixe à des prix abordables. La restauration doit être adaptée aux besoins et aux éventuelles restrictions alimentaires des membres du groupe.
Les activités
Etablissez un programme précis pour les activités de groupe. Ménagez des temps de repos et donnez des occasions pour des activités séparées. Rester tout le temps ensemble pourrait entraîner des frictions et nuirait à la cohésion du groupe.
Dans le cas où des visites de sites sont au programme, prévoyez l’accompagnement par des personnes compétentes.
Le transport
Un départ et une arrivée en même temps à destination sont préférables pour des raisons pratiques. Chacun peut venir par ses propres moyens mais mettez-vous d’accord pour arriver avec un décalage de temps minimum.
Sinon, organisez un transport en commun en louant un véhicule ou réservez les places selon le nombre de voyageurs. A vous de voir la solution qui vous convient.
Faire le trajet ensemble dans un même véhicule présente des avantages pour la dynamique de groupe. Voyager ensemble crée une ambiance de convivialité, favorisant la cohésion entre les membres. Cela facilite l’organisation des activités communes lors de l’arrivée à destination.
Vous avez une idée sur ce qui doit être fait pour l’organisation d’un voyage de groupe. Vous pouvez organiser vous- même votre voyage. Mais il existe une autre alternative. Confiez l’organisation de votre voyage de groupe à des professionnels.
A qui s’adresser pour un voyage organisé ?
Des professionnels peuvent vous donner des conseils avisés. A Castres, par exemple, une entreprise spécialisée propose de se charger de l’organisation de voyages de groupe. Elle propose de se charger des réservations pour l’hébergement et la restauration, de vous accompagner dans les visites. Elle met également à votre disposition des véhicules à louer pour les voyages organisés. Vous pouvez aussi louer des autocars pour les transports scolaires et les transports d’ouvriers, et des bus pour les lignes régulières des collectivités.